Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ ở các khoa, phòng của Trường Chính trị Hoàng Đình Giong, tỉnh Cao Bằng

Thứ tư - 28/09/2016 12:11

Trường Chính trị Hoàng Đình Giong tỉnh Cao Bằng là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Tỉnh ủy và Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng. Trong những năm qua, nhà trường luôn hoàn thành nhiệm vụ được giao là đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh. Bộ máy hoạt động của Trường gồm 04 khoa, 03 phòng và các tổ chức chính trị, xã hội có sự liên kết chặt chẽ để cùng hoàn thành nhiệm vụ chung. Hoạt động của các bộ phận đều liên quan đến công tác Văn thư, lưu trữ.
Trong quá trình hoạt động, Nhà trường ban hành nhiều văn bản, tài liệu liên quan, tất cả các tài liệu được lưu trữ để phục vụ tra cứu khi cần thiết. Bên cạnh đó công tác văn thư, lưu trữ còn có nhiệm vụ là tiếp nhận và quản lý văn bản đến, ban hành văn bản đi, lưu toàn bộ văn bản gốc, quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định. Việc xét duyệt và chuyển văn bản đến, ký văn bản thuộc thẩm quyền là trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan; việc soạn thảo, lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được lãnh đạo giao. Qua đó các bộ phận, cá nhân đều tham gia vào quy trình của công tác văn thư, lưu trữ.
Tuy nhiên, hiện nay trong suy nghĩ của một số cá nhân cho rằng công tác văn thư, lưu trữ chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của người làm văn thư, lưu trữ và khi hoàn thành công việc được giao là hết trách nhiệm, không quan tâm đến việc lập hồ sơ để lưu trữ những tài liệu liên quan đến công việc của mình và cho là bộ phận văn thư, lưu trữ luôn lưu trữ lại bản gốc, mà chưa nghĩ đến việc văn thư, lưu trữ phải trả lại toàn bộ tài liệu về kho Lưu trữ của Tỉnh ủy để bảo quản theo quy định của từng nhiệm kỳ Đại hội Đảng. Hoặc một số tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các khoa, phòng để lẫn lộn nên khi cần tìm mất nhiều thời gian. Vì vậy, để công tác văn thư, lưu trữ của Trường trong thời gian tới đạt hiệu quả cao. Cần thực hiện một số giải pháp sau:
    Thứ nhất, lãnh đạo các khoa, phòng có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của khoa, phòng mình vào Lưu trữ cơ quan. Trên cơ sở đó lãnh đạo các khoa, phòng cần phân công trách nhiệm cho từng cá nhân trong khoa, phòng lập hồ sơ về những việc mà khoa, phòng được giao chủ trì thực hiện sau đó tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các cá nhân sau khi công việc giải quyết xong và quản lý hồ sơ của khoa, phòng mình khi chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vào lưu trữ của trường theo đúng thời hạn quy định.
     Thứ hai, các cá nhân trong khoa, phòng đảm nhiệm theo từng mảng công việc riêng cần xác định hồ sơ cần lập để phục vụ cho công việc của mình. Ví dụ: Hồ sơ về công tác thi đua khen thưởng, công tác quản lý học viên các lớp, công tác cán bộ hay công tác nghiên cứu khoa học bao gồm những văn bản liên quan nào thì lập thành hồ sơ bao gồm các tài liệu liên quan theo từng mảng đó. Điều này rất có ích và thuận tiện hơn cho người đảm nhiệm trực tiếp công việc được lãnh đạo giao phó.
     Thứ ba, bản thân người trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ phải luôn ý thức được tầm quan trọng của công việc mình đang đảm nhận; chấp hành nghiêm đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, nội quy, quy chế của cơ quan; bảo mật tuyệt đối thông tin nội bộ, hoặc thông tin "Mật" liên quan đến đơn vị mình. Không ngừng trau dồi học hỏi, nghiên cứu để nâng cao kiến thức, kỹ năng cho bản thân, đúc kết kinh nghiệm trong quá trình làm việc.
     Thứ tư, một số cá nhân cần thay đổi suy nghĩ về công tác văn thư, lưu trữ. Bởi vì đây không phải là công việc riêng của bộ phận văn thư, lưu trữ mà là của từng cá nhân khi tham gia vào công việc chung của cơ quan. Công tác văn thư, lưu trữ không thể thiếu trong từng cơ quan đơn vị nhưng chỉ riêng bộ phận này giải quyết công việc mà không có sự gắn kết với các bộ phận khác, không có sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan thì người làm văn thư, lưu trữ không thể làm tốt công việc mình đảm nhiệm.
     Thứ năm, cán bộ được giao soạn thảo văn bản theo nội dung công việc được phân công, khi văn bản được phát hành phải đảm bảo nội dung chính xác, bên cạnh đó hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản cần đúng thể thức theo quy định.
Trên đây là một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại Trường. Vì vậy, mọi cá nhân, tổ chức cần nâng cao ý thức trách nhiệm trong công tác văn thư lưu trữ để công tác này hoạt động hiệu quả trong thời gian tới góp phần hoàn thành thắng lợi nhiệm vụ chung ./.
Ths. Đinh Thị Thúy Hường
Phó Trưởng khoa Lý luận Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh

GIỚI THIỆU VỀ TRƯỜNG

ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG

NGHIÊN CỨU KHOA HỌC

TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH - QUẢN TRỊ

TIN TỨC SỰ KIỆN

Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ ở các khoa, phòng của Trường Chính trị Hoàng Đình Giong, tỉnh Cao Bằng

Những tin cũ hơn

Những tin mới hơn