Một số quy định mới về thể thức và trình bày văn bản của Đảng

Thứ bảy - 30/06/2018 10:28

Ngày 06/02/2017 Ban Bí thư Trung ương Đảng ban hành Quy định số 66-QĐi/TW về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng. Trên cơ sở đó, ngày 03/4/2018, Văn phòng Trung ương Đảng ban hành Hướng dẫn số 36-HD/VPTW về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng (gọi tắt là Hướng dẫn số 36) thay thế Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28/5/2004 về thể thức văn bản của Đảng. So với Hướng dẫn số 11-HD/VPTW, Hướng dẫn số 36 có một số điểm mới như sau:
Thứ nhất, về tên gọi: Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng. Tên gọi có bổ sung thêm kỹ thuật trình bày văn bản.
Thứ hai, về kết cấu, Hướng dẫn số 36 bổ sung phần hướng dẫn chung, trong đó: Phạm vi điều chỉnh: Văn bản chuyên ngành, văn bản khi in thành sách và các ấn phẩm khác không thuộc phạm vi điều chỉnh; Đối tượng áp dụng: Hệ thống các trường chính trị, các cơ quan, tổ chức hoạt động theo Luật Doanh nghiệp không thuộc đối tượng áp dụng. Yêu cầu: Văn bản chính thức của cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng phải thống nhất thể thức và kỹ thuật trình bày để bảo đảm giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn.
Thứ ba, về các thành phần thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày
1. Tên cơ quan ban hành văn bản
Hướng dẫn số 36 hướng dẫn rất cụ thể, có ví dụ minh họa về cách trình bày tên cơ quan ban hành văn bản. Đối với văn bản của liên cơ quan, Hướng dẫn số 36 hướng dẫn ghi đầy đủ tên liên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và không ghi tên cơ quan cấp trên chủ quản.
Ví dụ:
BAN TỔ CHỨC TỈNH ỦY - SỞ NỘI VỤ
*
2. Số ký hiệu văn bản
- Cách ghi số văn bản của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng…: Ghi liên tục từ số 01 cho mỗi tên loại văn bản trong một nhiệm kỳ cấp ủy;
- Cách ghi số văn bản của các đơn vị được lập theo quyết định của cơ quan, tổ chức đảng các cấp: Ghi liên tục từ số 01 cho mỗi tên loại văn bản trong một nhiệm kỳ cấp ủy;
- Cách ghi số văn bản mật: Ghi liên tục với số văn bản không mật cùng tên loại văn bản;
- Ghi ký hiệu tên loại văn bản đối với quy định là QĐi
- Ghi ký hiệu tên cơ quan ban hành văn bản đối với văn bản của liên cơ quan, văn bản của chi bộ, văn bản của cơ quan tham mưu, giúp việc.
Cách tính nhiệm kỳ đối với hội nghị cấp ủy lần thứ nhất diễn ra trong thời gian Đại hội Đảng: Nhiệm kỳ cấp ủy mới được tính từ ngày khai mạc hội nghị cấp ủy lần thứ nhất.
3. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- Cách ghi địa danh đối với văn bản của cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng được lập ở các cơ quan công tác, đơn vị hành chính, sự nghiệp, tổ chức kinh tế…: Ghi địa danh theo địa danh ban hành văn bản của cơ quan công tác, đơn vị hành chính, sự nghiệp, tổ chức kinh tế.
- Cách ghi địa danh đối với văn bản của liên cơ quan: Ghi địa danh theo địa danh của cơ quan, tổ chức chủ trì.
- Cách ghi địa danh đối với trường hợp tên riêng của huyện trong tỉnh trùng với tên riêng của tỉnh, tên riêng của xã trong huyện trùng với tên của huyện…: Ghi thêm cấp hành chính trước địa danh ban hành văn bản.
Ví dụ 1: Văn bản của cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng Thành phố Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng ghi địa danh là: Thành phố Cao Bằng, ngày…
Ví dụ 2: Văn bản của cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng Thị trấn Nước Hai, huyện Hòa An, tỉnh Cao Bằng ghi địa danh là: Thị trấn Nước Hai, ngày…
4. Tên gọi trích yếu, nội dung văn bản
- Dưới tên gọi trích yếu, nội dung văn bản có 5 (năm) dấu gạch nối (-) để ngăn cách với nội dung văn bản.
Ví dụ:
BÁO CÁO
kết quả sơ kết 6 tháng đầu năm
và phương hướng nhiệm vụ 6 tháng cuối năm 2018
-----
5. Nội dung văn bản
Hướng dẫn số 36 có quy định về yêu cầu đối với nội dung văn bản. Nội dung văn bản phải đảm bảo đúng chủ trương, đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước; Phù hợp với tên loại văn bản, diễn đạt phổ thông, chính xác, rõ ràng, dễ hiểu; Chỉ viết tắt những từ, cụm từ thông dụng; Khi viện dẫn chỉ cần ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản; Giải thích rõ các thuật ngữ chuyên môn sử dụng văn bản; Tùy theo nội dung, văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm… cho phù hợp.
Về kỹ thuật trình bày văn bản:
- Nội dung căn đều hai lề; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào khoảng 10 mm; khoảng cách giữa các đoạn văn bản (Spacing) tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng (Line spacing) tối thiểu là 18pt (Exactly); kết thúc nội dung văn bản có dấu chấm (.).
- Những văn bản có phần căn cứ ban hành, mỗi căn cứ trình bày một dòng riêng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), riêng căn cứ cuối cùng có dấu phẩy (,).
- Những văn bản được bố cục theo phần chương, mục, điều, khoản, điểm trình bày như sau:
+ Phần, chương: Các từ "Phần", "Chương" và số thứ tự của phần, chương trình bày một dòng riêng, chính giữa; số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã hoặc ghi bằng chữ; tên phần, chương (nếu có) trình bày ngay dưới từ "Phần", "Chương".
+ Mục: Từ "Mục" và số thứ tự của mục trình bày một dòng riêng, chính giữa; số thứ tự của mục dùng chữ số Ả-rập; tên mục (nếu có) trình bày ngay dưới từ "Mục".
+ Điều: Từ "Điều", số thứ tự và tên điều (hoặc nội dung của điều) trình bày cùng một dòng; số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.).
+ Khoản: Số thứ tự của khoản ghi bằng chữ số Ả-rập; sau số thứ tự của khoản có dấu chấm (.), tiếp đến tên khoản (nếu có) và nội dung của khoản.
+ Điểm: Thứ tự các điểm được ghi bằng chữ cái tiếng Việt theo thứ tự a, b, c..., sau chữ cái có dấu ngoặc đơn đóng (a), b), c)...) và nội dung của điểm.
6. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người ký văn bản
- Hướng dẫn số 36 quy định cụ thể nhiều nội dung trình bày quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người ký văn bản đối với từng chủ thể có thẩm quyền.
- Cách ghi chức vụ phân công nếu không ghi chức vụ bầu, bổ nhiệm của người ký văn bản.
- Cách ghi quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền đối với văn bản của các đơn vị được lập theo quyết định của cơ quan, tổ chức đảng các cấp; văn bản của liên cơ quan ban hành.
7. Dấu của cơ quan, tổ chức
Quy định cách đóng dấu giáp lai đối với các văn bản khác (ngoài biên bản hội nghị cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng các cấp), đóng dấu vào phụ lục văn bản. Biên bản hội nghị cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng các cấp có từ 02 trang trở lên phải đóng dấu giáp lai. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản, phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi khuôn dấu đóng tối đa 5 tờ giấy. Việc đóng dấu giáp lai đối với các văn bản khác, đóng dấu vào phụ lục văn bản do người ký văn bản quyết định. Dấu đóng vào phụ lục văn bản tại trang đầu, trùm lên một phần tên của phụ lục.
8. Bổ sung thêm thành phần thể thức: Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành. Thông tin liên hệ của cơ quan ban hành văn bản.
Thứ tư, về kỹ thuật trình bày văn bản
- Quy định ngôn ngữ trên văn bản của Đảng phải chính xác, phổ thông, diễn đạt rõ ràng, dễ hiểu.
- Khi ban hành văn bản mới, phải ghi rõ nội dung sửa đổi, bổ sung, thay thế, bãi bỏ văn bản, nội dung của văn bản đã ban hành trái hoặc không còn phù hợp; một văn bản của Đảng có thể được ban hành để đồng thời sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc bãi bỏ nội dung trong một số văn bản khác do cùng một cơ quan đảng ban hành.
- Lề văn bản có thay đổi: Lề trên và lề dưới 20mm; trước lề trái 30mm. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng biểu thì có thể trình bày theo chiều ngang của trang giấy (định hướng bản in theo chiều ngang). Căn cứ vùng trình bày văn bản theo chiều dọc để trình bày văn bản theo chiều ngang cho phù hợp.
- Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo phải có chỉ dẫn về phụ lục. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên phải ghi số thứ tự phụ lục bằng chữ số Ả-rập. Phụ lục văn bản trình bày trang giấy riêng; từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ lục trình bày thành một dòng riêng, chính giữa văn bản. Tiêu đề của phụ lục trình bày dưới từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ lục.
- Phụ lục 3. Mẫu trình bày thể thức văn bản và bản sao văn bản tạo ra sự thống nhất trong cách trình bày, giúp trình bày được nhanh chóng, khoa học.
Thứ năm, về bản gốc, bản chính và bản sao
- Bản gốc: Là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
- Bản chính: Là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành.
- Về thể thức bản sao: Hướng dẫn số 36 quy định cụ thể kỹ thuật trình bày các thể thức bản sao. Để bảo đảm giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành, các loại bản sao phải có đủ các thành phần thể thức bản sao. Các thành phần thể thức bản sao trình bày cuối văn bản cần sao, ngăn cách với văn bản cần sao bằng một đường kẻ nét liền, có độ dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản. Tùy thuộc vào loại bản sao để ghi chỉ dẫn loại bản sao là: Sao y bản chính, sao lục hoặc trích sao.
Soạn thảo văn bản của Đảng cần thực hiện đúng các thành phần cấu thành văn bản, trình bày văn bản đúng kỹ thuật về khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, số trang được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra trên giấy A4. Thực hiện Hướng dẫn số 36, góp phần đảm bảo thống nhất, đảm bảo tính chân thực và hiệu lực, trách nhiệm của cấp ủy, cơ quan, tổ chức ban hành và người ký văn bản, nâng cao hiệu lực, chất lượng và tính thẩm mỹ của văn bản đồng thời tạo điều kiện cho việc quản lý, giải quyết văn bản và lập hồ sơ, giao nộp vào lưu trữ theo đúng quy định./.

ThS. Đào Công Dân
Giảng viên Khoa Nhà nước và Pháp luật

GIỚI THIỆU VỀ TRƯỜNG

ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG

NGHIÊN CỨU KHOA HỌC

TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH - QUẢN TRỊ

TIN TỨC SỰ KIỆN

Một số quy định mới về thể thức và trình bày văn bản của Đảng

Những tin cũ hơn

Những tin mới hơn