Trách nhiệm cá nhân trong thực hiện quy trình ban hành văn bản hành chính tại các cơ quan nhà nước hiện nay

Thứ tư - 28/12/2016 10:49

Điều 4 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, ngày 08 tháng /2 năm 2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP quy định hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm: Văn bản quy phạm pháp; Văn bản hành chính; Văn bản chuyên ngành; Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội. Trong số các hình thức văn bản trên, chúng ta lưu ý thủ tục ban hành văn bản hành chính, vì hầu hết các cơ quan, tổ chức, đơn vị đều được phép ban hành các loại văn bản: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công (khoản 2 Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP).

Việc ban hành văn bản hành chính thường có các nội dung cơ bản như: thủ tục trình và ký văn bản; gửi văn bản và đình chỉ, sửa đổi, bãi bỏ hoặc hủy bỏ, thu hồi văn bản (nếu có).
- Về thủ tục trình và ký văn bản:

Trước khi trình, người có thẩm quyền ký văn bản, tại khoản 5 Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP quy định: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành cần lưu ý những vấn đề sau:

“1. Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.

2. Chánh Văn phòng; Trưởng Phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật”.

Như vậy, căn cứ vào quy định trên, trong quá trình soạn thảo văn bản hành chính, trước khi văn bản được người có thẩm quyền trong cơ quan ký chính thức thì văn bản đó phải được ít nhất 2 đơn vị (hoặc bộ phận) trong cơ quan kiểm tra và chịu trách nhiệm:

Một là, trưởng đơn vị hoặc cá nhân trực tiếp chủ trì soạn thảo kiểm tra về nội dung;

Hai là, Chánh Văn phòng hoặc Trưởng Phòng Hành chính, người được giao trách nhiệm kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành. Quy định này nhằm đảm bảo đáp ứng được yêu cầu chung khi soạn thảo văn bản cả về nội dung, giá trị pháp lý, đồng thời đảm bảo đúng về mặt hình thức, thể thức, thủ tục.

Thực tế hiện nay, việc trình và ký văn bản hành chính tại các cơ quan, đơn vị thường xảy ra hai trường hợp:

Trường hợp thứ nhất: Cán bộ, chuyên viên được giao nhiệm vụ xây dựng dự thảo văn bản (chuyển đến) --> Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo để kiểm tra, duyệt nội dung và ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu./.) (chuyển đến) --> Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng Phòng Hành chính nơi không có Chánh Văn phòng), người được giao trách nhiệm để kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành, thực hiện việc trình ký và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận” (chuyển đến) -->Thủ trưởng cơ quan hoặc người có thẩm quyền ký chính thức văn bản (chuyển đến) --> Bộ phận văn thư kiểm tra và hoàn chỉnh văn bản để làm thủ tục phát hành, lưu văn bản. Như vậy, ở trường hợp này phải có 3 chữ ký (2 chữ ký tắt và 1 chữ ký chính thức).

Trường hợp thứ hai: Cán bộ, chuyên viên được giao nhiệm vụ xây dựng dự thảo văn bản (chuyển đến) --> Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo để kiểm tra, duyệt nội dung và có thể có hoặc không ký nháy/tắt (chuyển đến) -->Thủ trưởng cơ quan hoặc người có thẩm quyền ký chính thức văn bản (chuyển đến) --> Bộ phận văn thư kiểm tra và hoàn chỉnh văn bản để làm thủ tục phát hành, lưu văn bản. Như vậy, ở trường hợp này có 2 chữ ký (1 chữ ký tắt và 1 chữ ký chính thức).

Với hai trường hợp trên, ta thấy nếu các cơ quan, tổ chức làm đúng thủ tục trình và ký văn bản theo trường hợp thứ nhất thì được xem như chuẩn mực, phù hợp với quy định tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, và Thông tư số 04/2013/TT-BNV, ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức. Còn ở trường hợp thứ hai, vai trò kiểm tra văn bản của văn phòng không được thực hiện đầy đủ, thủ tục ban hành không chặt chẽ.

Về chữ ký, Chữ ký là dấu hiệu riêng biệt của một cá nhân cụ thể nào đó, cá nhân đó là chủ sở hữu chữ ký của mình và có quyền sử dụng. Trong một văn bản hành chính, có hai loại chữ ký: chữ ký tắt và chữ ký chính thức. Chữ ký tắt trên văn bản hành chính với tư cách cá nhân, nhân danh mình ký và chịu trách nhiệm cá nhân về nội dung văn bản và chữ ký xác nhận đã kiểm tra, đã duyệt. Chữ ký chính thức, gắn với một chức vụ, quyền hạn cụ thể được quy định chi tiết trong các văn bản, là dấu hiệu để thi hành văn bản thực hiện theo Điều 10 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Cụ thể là:

“1. Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung của văn bản.”

2. Ở cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể

a) Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau:

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức;

Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

b) Việc ký văn bản về những vấn đề khác được thực hiện như quy định tại khoản 1 của Điều này.

3. Ký thừa uỷ quyền

Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ký thừa uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa uỷ quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức uỷ quyền”.

4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức”

5. Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai”

- Về thủ tục gửi văn bản:

Điều 17 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Thông tư số 04/2013/TT-BNV quy định về trình tự quản lý văn bản đi như sau:

“Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành (sau đây gọi chung là văn bản đi) được quản lý theo trình tự sau:

1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản;

2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

3. Đăng ký văn bản đi;

4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

5. Lưu văn bản đi.”

Trong các bước trên, thì bước 4 “Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi” được coi là phức tạp nhất, vì nhiều người nghĩ ở bước này chỉ “làm thủ tục, chuyển phát” là xong mà thiếu đi việc “theo dõi việc chuyển phát văn bản đi”. Thông tư số 04/2013/TT-BNV, ngày 16 tháng 04 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, văn thư cơ quan, tổ chức khi làm thủ tục phát hành văn bản nhất thiết phải tiến hành các công việc như: Lựa chọn bì; Viết bì; Vào bì và dán bì; Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có). Tiếp theo là chuyển phát văn bản đi, thời gian quy định việc chuyển phát văn bản tương đối chặt chẽ: “phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Hình thức chuyển phát văn bản cũng được quy định rất chặt chẽ: nếu “chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ”, nếu “chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản”, nếu “chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng thì trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ”.

Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi cũng quy định rõ ràng bởi trách nhiệm của công chức, viên chức văn thư như: lập Phiếu gửi để theo dõi; đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi” thì phải theo dõi để thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc; trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng để xử lý.

Để nâng cao tính trách nhiệm của từng cá nhân trong thủ tục ban hành văn bản hành chính tại các cơ quan nhà nước hiện nay, thiết nghĩ các cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức trong cơ quan, đơn vị về công tác văn thư trong việc tuân thủ quy trình, trình tự soạn thảo văn bản hành chính, tập huấn nâng cao hơn nữa về kiến thức, kỹ năng soạn thảo văn bản, có thái độ nghiêm túc hơn đối với công tác này. Có như vậy, công tác soạn thảo văn bản nói chung và công tác soạn thảo văn bản hành chính nói riêng mới thể hiện được tính mục đích, công quyền, khả thi, trang trọng lịch sự, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả của hoạt động công vụ và quản lý hành chính nhà nước./.

ThS.Trương Thị Phương
Trưởng Khoa Nhà nước và Pháp luật

GIỚI THIỆU VỀ TRƯỜNG

ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG

NGHIÊN CỨU KHOA HỌC

TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH - QUẢN TRỊ

TIN TỨC SỰ KIỆN

Trách nhiệm cá nhân trong thực hiện quy trình ban hành văn bản hành chính tại các cơ quan nhà nước hiện nay

Những tin cũ hơn

Những tin mới hơn